Dasar Privasi
Dasar Privasi ini menerangkan cara OS Startup Sdn Bhd (No. Pendaftaran 201901035816), pengendali platform ChatPilot, mengumpul, menggunakan, menyimpan dan melindungi data peribadi. Dasar ini disediakan selaras dengan Akta Perlindungan Data Peribadi 2010 (PDPA) Malaysia dan hendaklah dibaca bersama Terma & Syarat kami.
Dua peranan berbeza. Bagi data akaun pelanggan ChatPilot, kami bertindak sebagai pengguna data. Bagi mesej dan data pengguna akhir yang mengalir melalui platform, kami bertindak sebagai pemproses data bagi pihak pelanggan — pelanggan kekal bertanggungjawab ke atas persetujuan dan penggunaan data pengguna akhir mereka.
Kandungan
1. Skop dasar
Dasar ini terpakai kepada laman web ChatPilot, aplikasi web platform, dan semua perkhidmatan berkaitan yang kami sediakan. Ia meliputi data pelawat laman web, pelanggan berdaftar, serta data pengguna akhir yang diproses melalui platform bagi pihak pelanggan kami.
2. Maklumat yang dikumpul
Data akaun. Nama, nama perniagaan, alamat e-mel, nombor telefon, alamat perniagaan dan nombor pendaftaran syarikat yang anda berikan semasa pendaftaran.
Data pembayaran. Rekod transaksi dan status langganan. Maklumat kad kredit dan kredensial perbankan diproses terus oleh gerbang pembayaran berlesen — kami tidak menyimpan nombor kad atau butiran akaun bank anda dalam sistem kami.
Data penggunaan. Log aktiviti platform, alamat IP, jenis pelayar, jenis peranti, halaman yang dilawati dan masa capaian, untuk tujuan keselamatan dan penambahbaikan perkhidmatan.
Data perbualan. Kandungan mesej WhatsApp, nombor telefon pengguna akhir, nama paparan, fail media yang dihantar, serta metadata seperti masa hantar dan status penghantaran.
Data produk. Senarai produk, harga, stok dan maklumat lain yang anda masukkan untuk melatih balasan AI.
3. Tujuan penggunaan
- Menyediakan, menyelenggara dan menambah baik platform ChatPilot.
- Memproses langganan, pembayaran dan pengurusan akaun.
- Menjana balasan automatik melalui ciri AI mengikut tetapan yang anda konfigurasikan.
- Memberikan sokongan teknikal dan menjawab pertanyaan anda.
- Mengesan dan mencegah penipuan, penyalahgunaan, spam dan ancaman keselamatan.
- Menghantar notis penting berkaitan perkhidmatan, pembilan dan perubahan dasar.
- Mematuhi kewajipan undang-undang dan permintaan sah pihak berkuasa.
Kami tidak menjual data peribadi anda atau data pengguna akhir anda kepada mana-mana pihak ketiga, dan tidak menggunakan kandungan perbualan pelanggan untuk melatih model AI umum.
4. Asas pemprosesan
Kami memproses data peribadi berdasarkan salah satu asas berikut: persetujuan yang anda berikan semasa pendaftaran; keperluan untuk melaksanakan kontrak perkhidmatan dengan anda; kepentingan sah kami dalam menjaga keselamatan dan memperbaik perkhidmatan; atau kewajipan undang-undang yang terpakai.
5. Perkongsian maklumat
Kami berkongsi data hanya setakat yang perlu, dengan kategori penerima berikut:
- Meta Platforms, Inc. — bagi penghantaran mesej melalui WhatsApp Business Platform.
- Gerbang pembayaran — bagi memproses langganan dan pembayaran FPX pelanggan anda.
- Penyedia kurier dan platform e-dagang — apabila anda mengaktifkan integrasi berkenaan.
- Penyedia infrastruktur awan dan perkhidmatan AI — bagi hosting, penyimpanan dan penjanaan balasan.
- Pihak berkuasa — apabila dikehendaki oleh undang-undang, perintah mahkamah atau proses undang-undang yang sah.
Setiap pembekal perkhidmatan terikat dengan kewajipan kerahsiaan dan hanya dibenarkan memproses data bagi tujuan yang kami tetapkan.
6. Pemindahan ke luar negara
Sebahagian pembekal perkhidmatan kami beroperasi di luar Malaysia, menyebabkan data mungkin dipindahkan dan disimpan di luar negara. Dalam keadaan sedemikian, kami memastikan pembekal berkenaan menyediakan tahap perlindungan yang setara melalui perjanjian pemprosesan data dan langkah keselamatan yang bersesuaian.
7. Keselamatan data
- Penyulitan semasa penghantaran (TLS/HTTPS) dan semasa simpanan.
- Kawalan capaian berasaskan peranan — kakitangan hanya mencapai data yang perlu untuk tugas mereka.
- Sandaran berkala dan pemantauan log capaian.
- Capaian pasukan sokongan kepada akaun anda hanya dilakukan dengan kebenaran anda.
Walaupun kami mengambil langkah munasabah, tiada sistem dalam talian yang bebas sepenuhnya daripada risiko. Anda juga bertanggungjawab menjaga kerahsiaan kata laluan akaun anda.
8. Tempoh penyimpanan
- Data akaun disimpan sepanjang tempoh langganan aktif.
- Selepas penamatan akaun, data kekal boleh diakses selama 30 hari untuk tujuan eksport, kemudian dipadam daripada sistem aktif kami.
- Rekod kewangan dan pembilan disimpan selama tempoh yang dikehendaki undang-undang percukaian dan syarikat Malaysia.
- Log keselamatan disimpan untuk tempoh terhad bagi tujuan siasatan insiden.
9. Hak anda
Di bawah PDPA 2010, anda berhak untuk:
- Meminta capaian kepada data peribadi anda yang kami simpan.
- Meminta pembetulan data yang tidak tepat atau tidak lengkap.
- Menarik balik persetujuan bagi pemprosesan tertentu, tertakluk kepada kesan ke atas perkhidmatan.
- Menghadkan pemprosesan bagi tujuan pemasaran langsung.
- Meminta eksport data anda dalam format yang boleh dibaca.
Permohonan boleh dihantar ke alamat e-mel di bahagian akhir dasar ini. Kami akan membalas dalam tempoh 21 hari bekerja. Pengesahan identiti mungkin diperlukan sebelum permohonan diproses.
10. Kuki dan penjejakan
Laman web ini menggunakan storan setempat pelayar untuk mengingati pilihan bahasa anda. Platform ChatPilot menggunakan kuki sesi yang diperlukan untuk mengekalkan log masuk dan keselamatan akaun. Anda boleh memadam atau menyekat kuki melalui tetapan pelayar, tetapi sesetengah fungsi platform mungkin tidak berfungsi dengan betul.
11. Data pengguna akhir
Apabila anda menggunakan ChatPilot untuk berkomunikasi dengan pelanggan anda, anda adalah pihak yang bertanggungjawab ke atas data mereka. Anda hendaklah memperoleh persetujuan yang sah sebelum menghubungi mereka, menyediakan notis privasi anda sendiri kepada mereka, serta memastikan penggunaan data mereka mematuhi PDPA. Kami memproses data tersebut hanya mengikut arahan anda.
12. Kanak-kanak
Platform ChatPilot ditujukan kepada pengguna perniagaan berumur 18 tahun ke atas. Kami tidak mengumpul data peribadi kanak-kanak secara sedar. Jika kami mendapati data kanak-kanak telah dikumpul tanpa kebenaran sah, data tersebut akan dipadam.
13. Insiden keselamatan
Sekiranya berlaku pelanggaran data yang berkemungkinan menjejaskan hak anda, kami akan memaklumkan pelanggan yang terjejas tanpa kelewatan yang tidak wajar, menerangkan sifat insiden, data yang terlibat, langkah pemulihan yang diambil, serta tindakan yang disyorkan untuk anda ambil.
14. Pindaan dasar
Kami boleh mengemas kini dasar ini dari semasa ke semasa. Perubahan material akan dimaklumkan melalui e-mel atau notis dalam platform sekurang-kurangnya 14 hari sebelum berkuat kuasa. Tarikh kemas kini terakhir sentiasa dipaparkan di bahagian atas halaman ini.
15. Hubungi kami
Sebarang pertanyaan, permohonan capaian data atau aduan berkaitan privasi boleh dihantar kepada:
OS Startup Sdn Bhd (201901035816)
E-mel: [email protected]
Telefon: 017 934 8974
Suite 28.02, Level 28, Menara Southpoint, Mid Valley City, 59200 Kuala Lumpur
Anda juga berhak membuat aduan kepada Jabatan Perlindungan Data Peribadi (JPDP), Malaysia.
Privacy Policy
This Privacy Policy explains how OS Startup Sdn Bhd (Company No. 201901035816), operator of the ChatPilot platform, collects, uses, stores and protects personal data. It is prepared in line with Malaysia's Personal Data Protection Act 2010 (PDPA) and should be read together with our Terms & Conditions.
Two distinct roles. For ChatPilot customer account data we act as the data user. For the messages and end-user data flowing through the platform we act as a data processor on the customer's behalf — the customer remains responsible for consent and for how their end users' data is used.
Contents
1. Scope
This policy applies to the ChatPilot website, the platform web application, and all related services we provide. It covers website visitors, registered customers, and end-user data processed through the platform on behalf of our customers.
2. Information we collect
Account data. Name, business name, email address, phone number, business address and company registration number provided at sign-up.
Payment data. Transaction records and subscription status. Card details and banking credentials are processed directly by licensed payment gateways — we do not store your card numbers or bank account details on our systems.
Usage data. Platform activity logs, IP address, browser type, device type, pages visited and access times, used for security and service improvement.
Conversation data. WhatsApp message content, end-user phone numbers, display names, media files sent, and metadata such as send time and delivery status.
Product data. Product lists, pricing, stock levels and other information you enter to inform AI replies.
3. How we use it
- To provide, maintain and improve the ChatPilot platform.
- To process subscriptions, payments and account administration.
- To generate automated replies through AI features according to the settings you configure.
- To provide technical support and respond to your enquiries.
- To detect and prevent fraud, abuse, spam and security threats.
- To send essential notices about the service, billing and policy changes.
- To comply with legal obligations and lawful requests from authorities.
We do not sell your personal data or your end users' data to any third party, and we do not use customer conversation content to train general AI models.
4. Basis for processing
We process personal data on one of the following bases: the consent you give at registration; the necessity of performing our service contract with you; our legitimate interest in keeping the service secure and improving it; or applicable legal obligations.
5. Sharing of information
We share data only as necessary, with the following categories of recipient:
- Meta Platforms, Inc. — for message delivery through the WhatsApp Business Platform.
- Payment gateways — to process subscriptions and your customers' FPX payments.
- Courier providers and e-commerce platforms — when you enable those integrations.
- Cloud infrastructure and AI service providers — for hosting, storage and reply generation.
- Authorities — where required by law, court order or valid legal process.
Each service provider is bound by confidentiality obligations and may only process data for the purposes we specify.
6. Cross-border transfers
Some of our service providers operate outside Malaysia, which means data may be transferred to and stored overseas. Where this happens, we ensure those providers offer an equivalent level of protection through data processing agreements and appropriate security measures.
7. Data security
- Encryption in transit (TLS/HTTPS) and at rest.
- Role-based access control — staff can only reach data needed for their work.
- Regular backups and access log monitoring.
- Support team access to your account happens only with your permission.
While we take reasonable measures, no online system is entirely free of risk. You are also responsible for keeping your account password confidential.
8. Retention periods
- Account data is retained throughout your active subscription.
- After account termination, data remains accessible for 30 days for export, then is deleted from our active systems.
- Financial and billing records are kept for the period required by Malaysian tax and company law.
- Security logs are retained for a limited period for incident investigation.
9. Your rights
Under the PDPA 2010 you have the right to:
- Request access to the personal data we hold about you.
- Request correction of inaccurate or incomplete data.
- Withdraw consent for specific processing, subject to the effect on the service.
- Limit processing for direct marketing purposes.
- Request an export of your data in a readable format.
Requests can be sent to the email address at the end of this policy. We will respond within 21 working days. Identity verification may be required before a request is processed.
10. Cookies and tracking
This website uses browser local storage to remember your language preference. The ChatPilot platform uses session cookies necessary to maintain your login and account security. You may delete or block cookies through your browser settings, though some platform functions may then not work correctly.
11. End-user data
When you use ChatPilot to communicate with your own customers, you are responsible for their data. You must obtain valid consent before contacting them, provide them with your own privacy notice, and ensure your use of their data complies with the PDPA. We process that data only on your instructions.
12. Children
The ChatPilot platform is intended for business users aged 18 and above. We do not knowingly collect children's personal data. If we discover that such data has been collected without a lawful basis, it will be deleted.
13. Security incidents
In the event of a data breach likely to affect your rights, we will notify affected customers without undue delay, describing the nature of the incident, the data involved, the remedial steps taken, and the actions we recommend you take.
14. Changes to this policy
We may update this policy from time to time. Material changes will be notified by email or in-platform notice at least 14 days before taking effect. The last updated date is always shown at the top of this page.
15. Contact us
Any questions, data access requests or privacy complaints can be sent to:
OS Startup Sdn Bhd (201901035816)
Email: [email protected]
Phone: 017 934 8974
Suite 28.02, Level 28, Menara Southpoint, Mid Valley City, 59200 Kuala Lumpur
You also have the right to lodge a complaint with the Personal Data Protection Department (JPDP), Malaysia.